Regulamin

18/07/25

Regulamin

§1. DEFINICJE

1. Usługodawca – firma eDokumenty sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu, pl. Kościuszki 9, 41-902 Bytom, NIP: 6263016935, KRS: 0000538879.
2. Oprogramowanie – oznacza oprogramowanie lub jego część, stanowiące własność Usługodawcy lub, do którego rozpowszechniania Licencjodawca ma prawa, obejmujące wykonywalny maszynowo kod programu – będący utworem w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – utrwalony na nośnikach magnetycznych lub optycznych.
3. Usługa – świadczenie wykonywane przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegające na udostępnieniu Oprogramowania w formie serwisu internetowego edokumenty.eu dostępnego przez przeglądarkę internetową, zapewnieniu jego sprawnego działania, oraz przechowywaniu, przetwarzaniu i zabezpieczeniu danych wprowadzanych przez Klienta do Oprogramowania.
4. Klient – podmiot zlecający Operatorowi świadczenie Usługi. Zlecenie usługi następuje poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Operatora lub poprzez zawarcie umowy pisemnej.
5. Oprogramowanie pomocnicze – oznacza oprogramowanie instalowane oddzielnie, umożliwiające rozszerzenie funkcjonalności Oprogramowania.
6. Przeglądarka Internetowa – oprogramowanie umożliwiające korzystanie z Usługi zainstalowane na urządzeniach klienta, znajdujące się na liście oprogramowania współpracującego z Usługą.
7. Nazwany Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient udzielił zezwolenia na korzystanie ze swojej Instancji. Użytkownikiem może, ale nie musi, być pracownik Klienta. Użytkownik posiada możliwość zalogowania się do Oprogramowania za pomocą otrzymanych danych, tj. nazwy użytkownika oraz unikalnego hasła.
8. Specyfikacja – wykaz funkcji Produktu dostępnych w Oprogramowaniu.
9. Upgrade – nowa wersja Oprogramowania, która w stosunku do poprzedniej wersji tego Produktu ma zmienioną Specyfikację.
10. Update – nowa wersja Oprogramowania, która w stosunku do poprzedniej wersji tego Oprogramowania ma usunięte ujawnione w czasie między dwoma Upgrade’ami Usterki, natomiast ma niezmienioną lub zmienioną w nieznacznym stopniu Specyfikację.
11. Usterka – niezdolność Oprogramowania do realizacji funkcji zgodnie ze Specyfikacją, wynikająca z przyczyn, za które odpowiada Producent.
12. Siła wyższa – stanowi zdarzenie zewnętrzne niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia, któremu strona pomimo dochowania należytej staranności zapobiec nie mogła, takie jak np. katastrofa naturalna, strajk powszechny, wojna, akty władzy państwowej.
13. Instancja – skonfigurowana i udostępniona Klientowi Usługa, osiągalna pod indywidualnym adresem internetowym. Wszystkie dane wprowadzone przez Użytkowników są widoczne i dostępne tylko i wyłącznie w ramach tej samej Instancji, w której zostały wprowadzone.
14. Cennik – zestawienie obowiązujących opłat za korzystanie z płatnych części serwisu publikowany na Stronie Internetowej Serwisu.
15. Opłata – wynagrodzenie określone Cennikiem wnoszone z góry przez Klienta za Usługę świadczoną w ustalonym Okresie Rozliczeniowym.
16. Plan Taryfowy – informacje o liczbie Nazwanych Użytkowników, Opłacie i długości Okresu Rozliczeniowego.
17. Okres Rozliczeniowy – okres trwający od opłacenia Usługi przez ilość dni przewidzianą Planem Taryfowym.
18. Okres Testowy – okres liczony w dniach w których Klient ma czas na przetestowanie Usługi bez konieczności wnoszenia opłaty i dalszego przedłużania Usługi.

§2. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Przepisy zawarte w niniejszym regulaminie określają zakres i warunki Usługi świadczonej przez Usługodawcę.
2. Usługodawca zastrzega sobie możliwość modyfikacji regulaminu Usługi i cennika. W takim wypadku Klient zostanie szczegółowo poinformowany o zmianach pocztą elektroniczną.
3. Zmiana regulaminu i cennika zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Zmiana nie może zacząć obowiązywać wcześniej niż 14 dni kalendarzowych od opublikowania na stronie internetowej Usługodawcy nowego regulaminu lub cennika.

§3. ZAWARCIE I ROZWIĄZANIE UMOWY

1. Korzystanie z Usługi wymaga zawarcia Umowy między Usługodawcą a Klientem.
2. Umowa zawierana jest poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Usługodawcy lub pisemnie. Wzór umowy pisemnej jest dostępny jako załącznik niniejszego Regulaminu.
3. Poprzez formularz rejestracyjny Klient oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i akceptuje w całości jego warunki.
4. Podając swoje dane identyfikacyjne w formularzu rejestracyjnym, Klient potwierdza ich autentyczność i zgodność ze stanem faktycznym. Usługodawca przed uruchomieniem usługi może zweryfikować podane przez Klienta dane.
5. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w dowolnej chwili, wysyłając oświadczenie pocztą elektroniczną za potwierdzeniem dostarczenia do Usługodawcy na adres support@edokumenty.eu. W celu uniknięcia nieautoryzowanych prób wypowiedzenia Umowy Klient potwierdzi wypowiedzenie telefonicznie. Potwierdzenie telefoniczne odbędzie się poprzez wykonanie połączenia przez pracownika Usługodawcy na wskazany w danych rejestracyjnych numer telefonu. Dogodny dla Klienta termin rozmowy może zostać ustalony drogą elektroniczną.
6. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Klienta Usługodawca zwraca opłatę za niewykorzystany okres.
7. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w przypadku nie zaakceptowania nowych warunków regulaminu lub cennika, w okresie pomiędzy ich opublikowaniem, a wejściem ich w życie. W takim przypadku Usługodawca zobowiązuje się do zwrotu opłaty wniesionej z góry za niewykorzystany okres.
8. Wypowiedzenie umowy wiąże się z nieodwracalnym usunięciem Instancji Klienta wraz ze wszystkimi danymi.
9. Zaleganie z opłatami za Usługę za okres dłuższy niż 30 dni traktowane jest jako wypowiedzenie Umowy przez Klienta bez podania przyczyny. Usługodawca może usunąć w takim przypadku Instancję Klienta.

§4. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA KLIENTA

1. Klient ma prawo do korzystania z Usługi z zachowaniem warunków niniejszego regulaminu.
2. Klient ma prawo do zgłaszania zapotrzebowania na nowe funkcjonalności i innych sugestii oraz zgłaszania dostrzeżonych błędów, za pomocą poczty elektronicznej na adres support@edokumenty.eu, lub za pośrednictwem udostępnionego przez Usługodawcę Forum.
3. Klient zobowiązany jest do terminowego uiszczania opłat za Usługę.
4. Klient nie będzie odpowiedzialny za jakikolwiek przypadek nie wykonania lub zwłoki w wykonaniu swoich zobowiązań wynikających z Umowy, powstałych w wyniku siły wyższej.
5. Dane zgromadzone w systemie stanowią własność Użytkownika i na pisemny wniosek Użytkownika będą mu wydane w formie pliku zrzutu bazy danych Instancji oraz wszystkich plików zgromadzonych w Instancji. Pliki kopii nazwane są identyfikatorami numerycznymi, ich rzeczywiste nazwy dostępne są w odpowiedniej tabeli bazy danych.
6. Dane zostaną wydane na nośniku odpowiedniej do wielkości danych pojemności, dostarczonym przez Klienta. Nośnik musi być sformatowanym i pustym dyskiem zewnętrznym podłączanym przez interfejs
USB.
7. Zabronione jest umieszczanie w Oprogramowaniu materiałów niedozwolonych prawem, oraz podejmowania wszelkich działań niezgodnych z prawem, w tym podejmowania prób blokowania działania Systemu, podejmowania prób wykradania danych innych Użytkowników i Klientów, umieszczania wirusów, skryptów służących wykradzeniu tożsamości, oraz podejmowania innych podobnych działań. W przypadku stwierdzenia przez Usługodawcę prób podejmowania przez Użytkownika tego typu działań, Usługodawca zastrzega sobie możliwość natychmiastowego zablokowania Instancji Klienta, oraz poinformowania o tych działaniach odpowiednich organów wymiaru sprawiedliwości.
8. Klient tworząc Użytkowników w ramach udostępnionej Instancji, stwierdza że posiada zaufanie do tych Użytkowników oraz ponosi odpowiedzialność za działania Użytkowników przypisanych do Instancji w ramach używania Usługi. W przypadku stwierdzenia działalności niezgodnej z prawem podejmowanej przez Użytkowników przypisanych do Instancji Klienta, Klient może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej lub cywilnej z tego tytułu.

§5. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA USŁUGODAWCY

1. Usługodawca zobowiązuje się do starannego świadczenia Usługi.
2. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby dane wprowadzane przez Klienta były bezpiecznie przesyłane, przechowywane i zabezpieczone przed niepowołanym dostępem.
3. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia trwałości danych wprowadzonych przez Klientów do Systemu, między innymi poprzez wykonywanie codziennych kopii danych i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu. W przypadku stwierdzenia awarii systemu, Usługodawca zastrzega sobie możliwość przywrócenia systemu do stanu z ostatniej wykonanej kopii bezpieczeństwa.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki spowodowane ujawnieniem przez Użytkownika hasła do Systemu osobom trzecim.
5. W przypadku awarii czas przywrócenia Usługi nie może być dłuższy niż 24 godziny.
6. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia w realizacji Usługi spowodowane:

  • nieprawidłowym funkcjonowaniem Przeglądarki Internetowej Klienta,
  • nieprawidłowym funkcjonowaniem łącza internetowego,
  • awariami technicznymi sprzętu serwerowego używanego do świadczenia Usługi,
  • działaniem osób trzecich,
  • spowodowane przyczynami niezależnymi od Usługodawcy.

7. Usługodawca zobowiązuje się że usunie bezpłatnie wszelkie awarie i usterki systemu, zauważone przez Usługodawcę lub Klienta, w czasie jego eksploatacji.
8. Usługodawca będzie dostosowywał system do zmian przepisów prawa w zakresie objętym Umową oraz będzie bez żadnych dodatkowych opłat udostępniać update’y i upgrade’y systemu, które są konieczne do zapewnienia poprawności jego działania oraz takie które mają na celu poprawę lub zwiększenie funkcjonalności. Na czas trwania prac aktualizacyjnych Usługodawca może blokować dostęp do Usługi jednakże Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby przerwy takie następowały w czasie, który spowoduje możliwie najmniejsze zakłócenia w działaniu Systemu dla Użytkowników.
9. Usługodawca zastrzega sobie prawo wysyłania do Użytkowników pocztą elektroniczną ważnych informacji dotyczących Usługi, w tym informacji o nowych wersjach Oprogramowania, planowanych przerwach konserwacyjnych, zmianach w regulaminie lub cenniku usługi, oraz informacji handlowych dotyczących Usługi.
10. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki niewłaściwego używania programu.
11. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników.
12. Czas usunięcia Instancji Klienta może wynieść do 21 dni od dnia rozwiązania Umowy.

§6. OCHRONA DANYCH

1. W związku ze świadczenie Usługi Klient udostępnia Usługodawcy dane osobowe, które przetwarzane będą zgodnie z przepisami Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r. L/119/1) oraz przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z Polityką Prywatności eDokumenty sp. z o.o. dostępna pod adresem: Polityka prywatności
3. Dane jakie zgromadzą się na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą stanowią informacje poufne i nie będą ujawniane przez Usługodawcę osobom trzecim.
4. Administratorem danych osobowych wprowadzonych przez Użytkowników do Instancji w rozumieniu Ustawy o Ochronie Danych Osobowych jest Klient.
5. Usługodawca zobowiązuję się do nieprzetwarzania danych zgromadzonych na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą do celów innych niż:

  • świadczenie Usługi
  • wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych
  • cykliczne testowe odtwarzanie kopii zapasowych w celu sprawdzenia ich poprawności
  • zautomatyzowane gromadzenie danych statystycznych dotyczących sposobu użycia Oprogramowania przez Użytkowników.

6. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych podanych podczas rejestracji Usługi w celu wystawienia faktur oraz świadczenia Usługi przez Usługodawcę.
7. Usługodawca zobowiązuje się do nieudostępniania danych Klienta innym podmiotom.
8. Usługodawca ma prawo do opublikowania nazwy firmy i adresu strony internetowej Klienta na swojej liście referencyjnej jeżeli Klient nie zgłosi w tej kwestii zastrzeżenia.

§7. ROZLICZENIA

1. Klient zobowiązany jest uiszczać Opłatę za Usługę w wysokości określonej w Cenniku przed rozpoczęciem każdego nieopłaconego Okresu Rozliczeniowego.
2. Do Opłaty doliczany będzie podatek od towarów i usług VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.
3. Użytkownik systemu upoważnia Usługodawcę do wystawiania faktur VAT bez jego podpisu.
4. Zapłata za Usługę nastąpi przelewem na konto Usługodawcy.
5. Opłaty nie będą naliczane przez pierwszych 30 dni korzystania z usługi, które stanowią jej Okres Testowy.
6. W celu umożliwienia wystawiania faktur pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za wykorzystaną usługę w czasie trwania bieżącego miesiąca, w którym upłynął Okres Testowy, zostanie naliczone wyrównanie zgodnie z proporcją dzienną w rozliczeniu najbliższego pełnego Okresu Rozliczeniowego.

§8. REKLAMACJE

1. Reklamacje dotyczące usterek ujawnionych przez Licencjobiorcę winny zostać przekazane na piśmie do Producenta w terminie 7 dni od ich wykrycia. Usługodawcy przysługuje prawo do uzyskania dodatkowych wyjaśnień w sprawie zgłoszonej Usterki.
2. Reklamacja powinna wskazywać Użytkownika oraz czas i szczegółowe okoliczności wystąpienia problemu. W przypadku wystąpienia komunikatu błędu konieczne jest przekazanie jego dokładnej treści poprzez ustalony przez Usługodawcę mechanizm.
3. Ujawnione Usterki będą usuwane w ciągu 14 dni roboczych od daty zgłoszenia, w postaci wykonania Update’u Oprogramowania. Usterki mające charakter krytyczny – tj. uniemożliwiające wykonanie zadania przez użytkownika w alternatywny sposób – będą usuwane niezwłocznie, a ich zgłoszenie zostanie przyjęte przez Producenta za pośrednictwem skrzynki support@edokumenty.eu pocztą elektroniczną lub pisemnie.