Polityka prywatności

18/05/25

Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest eDokumenty sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu (pl. T. Kościuszki 9, 41-902 Bytom)

2. Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych

W sprawach związanych z ochroną danych można się z nami skontaktować pod adresem email: iod@edokumenty.eu lub bezpośrednio z naszym biurem: eDokumenty sp. z o.o., ul. ks. bpa Bednorza 2a-6, 40-384 Katowice.

3. Pozyskiwanie danych

Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do wypełniania naszych zobowiązań umownych i prawnych w związku z relacjami biznesowymi z klientami, kontrahentami i partnerami.

Dane osobowe przetwarzane przez nas obejmują w szczególności:

  • dane podstawowe i kontaktowe klientów i kontrahentów, takie jak nazwa czy imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail itp.,
  • dane potrzebne do fakturowania i przetwarzania płatności, takie jak dane bankowe w tym numery rachunków bankowych oraz numery podatkowe.

4. Cele przetwarzania danych osobowych i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

  • Zawarcia i wykonania umowy, w tym kontaktowania się z klientem w związku z jej realizacją (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b RODO) W takich przypadkach cel przetwarzania danych jest określony przez umowę, którą zawarliśmy z naszymi klientami lub dostawcami. Obejmuje to na przykład przetwarzanie danych osobowych w kontekście wysyłania informacji o naszych usługach lub przygotowywania konkretnych ofert oraz zgodnie z paragrafem 6 ust. 3 Regulaminu Świadczenia Usługi eDokumenty w celach tam wskazanych
  • Rozpatrywania skarg i reklamacji (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
  • Dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) W tej sytuacji prawnie uzasadnionym celem jest windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych.*
  • Archiwizowania dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO0.
  • Prowadzenia statystyk (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Prawnie uzasadnionym celem w tej sytuacji jest to, że posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności.
  • Prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Celem jest prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
  • Prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód. Celem jest prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.
  • Obsługi zgłoszeń kierowanych za pośrednictwem poczty elektronicznej i innych wniosków, w tym zapewnienie rozliczalności (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe możemy przekazywać innym podmiotom, które będą je przetwarzały, w szczególności:

  • podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  • bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, PIP, ZUS),
  • podmiotom umożliwiającym nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność.

6. Obowiązek dostarczenia danych

Aby móc świadczyć usługi naszym klientom, musimy przetwarzać określone dane osobowe jak i wtedy gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Odbieramy odpowiednie dane od Państwa przy zawarciu umowy (np. adres, dane kontaktowe firmy). Bez tych danych nie możemy zawierać umów z naszymi klientami.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych Klientów.

8. Pliki Cookies

W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób, że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach, jak również podejmujemy działania remarketingowe, jednakże w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.

9. Przekazanie do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych

Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz do organizacji międzynarodowych.

10. Przechowywanie i okresy przechowywania

Przetwarzamy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań umownych. Jak tylko dane nie są już potrzebne, są one generalnie usuwane.

  • Dane zawarte na umowach i pełnomocnictwach przechowujemy do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
  • Dokumenty rozliczeniowe tj. księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowujemy do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji będą przetwarzane przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
  • dane do celów marketingowych w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody –przetwarzane będą do czasu jej wycofania; w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu.

11. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

W związku przetwarzaniem danych osobowych przez eDokumenty sp. z o.o., wszystkie osoby, których dotyczą dane, mają następujące prawa zgodnie z art. 15 do 21 RODO – i zgodnie z prawem państw członkowskich UE a mianowicie prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Ponadto, mają prawo Państwo odwołać swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Takie odwołanie nie ma wpływu na przeszłość, tj. Nie wpływa na skuteczność przetwarzania danych prowadzonego do odwołania.

12. Skarga

Jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych przez eDokumenty sp. z o.o. nie jest zgodne z przepisami o ochronie danych lub nie jesteś usatysfakcjonowany dostarczonymi przez nas informacjami, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorującego (patrz Art. 77 RODO), którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).